Как мы уже говорили, Excel предназначен для работы как с текстовыми данными, так и с числовыми. Причем вычисления Excel может производить не только с числовыми данными, но и с текстовыми. Но для этого нужно, чтобы Excel понял, чего мы от него хотим.

Если мы установим курсор в какую-нибудь ячейку, нажмем букву (или введем слово) и нажмем клавишу «Enter», то введенные нами данные останутся в этой ячейке. Если мы введем слово «яблоко», то программа не поймет, что мы хотели сказать. Зато она поймет, что мы ввели «слово». На языке Excel это означает, что мы ввели текстовые данные.

Если мы введем цифру 3, то программа решит, что мы ввели число «3». Обратите внимание, программа не делает разницы между «числом» и «цифрой». Эту разницу понимает только человек. Так вот, программа приняла введенные данные. Она решила, что мы ввели число 3. Но как объяснить программе, что именно мы имели ввиду? Что такое 3? Это число 3, или, может быть, мы хотели ввести 3%? А может быть мы хотели ввести «3 часа дня» и 3 – это время?

Чтобы мы могли говорить с программой на одном языке, были введены форматы данных.

Формат – это тип данных, которые мы вводим. Указывая формат, мы объясняем программе, как она должна относиться к введенным данным.

Формат ячеек по умолчанию “Общий”

Этот формат присваивается по умолчанию всем ячейкам.

Текст, введенный в ячейку с форматом «Общий» выравнивается по умолчанию по правому краю, цифры – по левому.

Если размер ячейки по горизонтали становится меньше ширины введенных данных, то вместо последних появляется ряд символов: «#######». Это не ошибка – Excel дает понять, что весь текст он отобразить не может и нужно увеличить ширину столбца.

Числа очень большие и, наоборот, сверхмалые изменяются на отображение в экспоненциальном формате. Например, число 1 000 000 000 000 будет показано, как 1Е+09. Плюс означает, что запятую нужно перенести вправо на 9 знаков – таким образом, получится первоначальное число.

Если число сверхмалое, то знак «+» заменяется на знак «-», что означает необходимость перенести запятую влево на нужное количество знаков.

При изменении ширины столбцов так, что введенные числа перестают помещаться в размер столбца, Excel округляет их до разряда, при котором число уже может быть отображено.

Например, если попробовать ввести число 7,16248 и начать уменьшать ширину столбца, то вначале число будет округлено и отображено, как 7, 1625. Если продолжать уменьшать размер столбца, то будет 7,163, затем 7,16 и т.д. При этом, естественно, число остается прежним и участвует в расчетах с прежней точностью. Меняется только его визуальное отображение.

Необходимость изменения отображения данных

Часто требуется отобразить вместе с числом наименование валюты, если, к примеру, речь идет о деньгах.  Или добавить значок «%», если мы говорим о процентах.

Внимание! Не делайте этого вручную. Если Вы напишите «5 руб.» или «$50» в ячейке, то Excel Вас не поймет – он расценит эту запись не как числовую, а как простой текст и при попытке произвести вычисления с таким текстом выдаст, естественно, ошибку.

Изменить формат ячеек можно тремя способами:

1. Excel умеет сам распознавать автоматически при вводе некоторые вводимые форматы
2. С помощью панели «Число» на вкладке «Главная»
3. С помощью владки «Число» в меню «Формат ячеек»

Существуют некоторые записи, введение которых Excel однозначно понимает, как дату, время, проценты и т.д.

Например, если ввести в ячейке число со значком «%», например 50%, Excel поймет и изменит формат ячейки на «Процентный».

Чтобы автоматически присвоить формат «Дата» в любой ячейке, нужно ввести следующие варианты: 1/2 или 1.2 – Excel поставит дату 1 февраля.

Если ввести 1/4/10 – программа тоже отобразит дату, но в другом виде: 01.06.2010

Формат ячеек при подобном вводе автоматически преобразуется в «Дата» и в дальнейшем все, что будет введено в эту ячейку будет восприниматься программой, как дата.

Так же автоматически Excel заменит формат на «все форматы» и выберет отображение времени, если мы введем 16:10 или 16:10:59.

Изменение формата ячеек с помощью кнопок на панели инструментов “Форматирование”

Для быстрого изменения форматов удобно пользоваться кнопками, расположенными на вкладке «Главная» основного меню.

Здесь представлены следующие форматы:

1. Финансовый числовой формат с возможностью добавления значков отображения основных валют
2. Процентный формат. Умножает введенное число на 100 и добавляет значок «%». Действительно, поскольку 1,0 – есть 100% чего-либо.
   1 вагон – 100%, тогда как 0,5 (половина) вагона = 50%.
3. Формат с разделителями (1 000 000, вместо 1000000). После запятой оставляет два разряда. Обязательно использовать – культура!
4. А также кнопки увеличения и уменьшения разрядности, которые выполняют соответствующие функции

Изменение формата с помощью окна “Формат ячеек”

Более детальное управление форматами осуществляется через специальное меню. Вызвать его можно выделив одну или несколько ячеек, щелкнув правой клавишей мышки и выбрав пункт «Формат ячеек». Вкладка «Число».

Мы можем выбрать один из предложенных форматов, или создать свой, используя программные правила создания новых форматов.

Удобно открывать это меню через клавиатурную комбинацию Ctrl+1. Перед этим не забудьте выделить необходимые ячейки.

На этой вкладке есть 12 форматов. Коротко о каждом:

1. Общий – формат, который прописывается по умолчанию при вводе информации. Он позволяет отображать и работать как с текстовыми, так и с числовыми данными.
2. Числовой – формат, применяющийся только к числовым данным. Позволяет указывать число знаков после запятой, вводить разделить для разрядов числа, который крайне удобен при работе с числами.
3. Денежный – формат для работы с денежными суммами. Позволяет автоматически дописывать к числам обозначения валют, в которых выражено число. Удобен тем, что можно указать, как отображать отрицательные значения.
4. Финансовый – практически не отличается от денежного. За исключением отсутствия выделения цветом отрицательных значений и увеличенного отступа у данных от правого края ячейки.
5. Дата – формат, указывающий на то, что число представляет собой дату. Тип отображения даты задается в меню.
6. Время – при выборе этого формата, число будет преобразовано в значение времени. Опять же, тип вывода времени указывается в меню.
7. Процентный – преобразует цифру (или число) в проценты. Если в ячейке стояла 1, она станет 100%. 10 превратится в 1000%. 0,01 станет 1%. В меню выбираем количество знаков после запятой.
8. Дробный – этот формат предназначен для преобразования десятичной дроби в обыкновенные. Формат используется крайне редко.
9. Экспоненциальный – формат, необходимый для отображения очень больших и очень маленьких чисел. Например, масса солнца, которая равна 198 910 000 000 000 000 000 000 000 000 кг будет преобразовано во вполне себе симпатичную запись:    1,989E+30. Эта запись означает, что запятую нужно перенести вправо на 30 знаков, то есть дописать 27 нулей. Если число очень мало, то будет стоять минус и двигать запятую нужно влево.
   Кстати, в меню можно указать количество  знаков после запятой, которое нужно отобразить.
10. Текстовый – формат для отображения текста. Под текстом надо понимать не только слова и предложения, но и всевозможные данные, для которых нет четких форматов. Например, если Вы попытаетесь установить числовой формат и ввести телефон вида 222-33-44, то получите ошибку. Любые нестандартные данные нужно отображать также через текстовый формат.
11. Дополнительный – позволяет выводить некоторые данные через предустановленные варианты форматов. В том числе индекс, почтовый адрес, телефон и т.д.
12. (все форматы) – предназначен для создания собственных форматов [шт], [кг], [кг/ам] и т.д.

Помимо собственных, есть список предустановленных форматов. Может быть, Вы обнаружите среди них нужный. Поэкспериментируйте.

Первый способ форматирования: ручной

Устанавливать форматы можно как для каждой ячейки по отдельности, так и для массива ячеек разом – нужно выделить мышкой те ячейки, которым Вы хотите присвоить нужный формат и установить его.

Второй способ форматирования: растягивание

Помимо этого, устанавливать форматы можно через «растягивание» формата ячейки на соседние ячейки. Для этого необходимо проставить требуемый формат у одной ячейки, а затем, установив курсор в данной ячейке и нажав левую кнопку мышки в нижнем правом углу активной ячейки (он отмечен маленьким черным квадратом) передвигаем мышку по тем ячейкам, которым мы хотим сообщить тот же формат. После отпускания мышки покрытые ячейки приобретут искомый формат.

Третий способ установления формата: копирование

Формат передается при копировании ячейки (неважно, пустая она или содержит данные). Нажимаем Ctrl + С (копируем в буфер активную в данный момент ячейку), затем, сделав активной любую другую ячейку, нажимаем Ctrl + V (вставка из буфера). Новая ячейка приобретет все свойства первой ячейки.

Автор: ChExOff